POSTE PERMANENT ET SYNDIQUE (EN PRÉSENTIEL)
Titre du poste : Secrétaire de direction (SBK02)
Secteur de travail | Unité organisationnelle : SVE | Services conseils (700B)
Groupe d'emploi : Bureau
Numéro du poste : A099
Statut : Régulier temps complet
Horaire : Régulier 35 heures / semaine
Pavillon : AB : Saint-Denis
EXIGENCES NORMALES :
Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat
Expérience : Une (1) année d’expérience pertinente
Autres : Minimum de 75 % au test de français.
Salaire : Entre 24.83 $ et 31.45 $
Classement salarial : 6
DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION :
Cette personne assure le soutien clérical et administratif relié à la gestion des activités de l'unité à laquelle elle est associée. En l'absence de la personne désignée, voit au maintien et au suivi de certaines opérations du bureau et en assure la bonne marche.
La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines https://rh.uqam.ca/SBK02 et au Syndicat.
DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif) :
Cette personne :
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Agit à titre de secrétaire d’assemblée pour différents comités de travail et des réunions du service. Convoque les réunions, assiste aux réunions, prend les notes, produits documents qui y sont associés tels que procès-verbaux et les extraits de résolution et assure le suivi des décisions qui en découle;
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Effectue diverses tâches de support à l'organisation de réunions telles que conciliation des disponibilités, préparation de l'ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l'étude de dossiers par les personnes désignées
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Tient à jour l'agenda de la personne désignée et prend les dispositions s'y rattachant telles que modification de l'agenda en tenant compte des urgences et des priorités; s'assure du respect des échéanciers et remet les cas en suspens à la personne désignée au moment approprié; reçoit et filtre les communications téléphoniques, donne des renseignements et effectue les recherches nécessaires afin de répondre aux demandes d'information provenant de la clientèle
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Effectue diverses tâches relatives à la gestion des dossiers relevant de ses activités tels que compilation d'horaire variable, prise en note des message d'absence, cueillette, vérification et compilation des feuilles de réclamation des employées, employés avec les avis d'absence, demande de personnel provisoire et demande de paiement; remplit les formulaires appropriés, les soumet pour fins de signature ou les signe lorsque permis par les normes et les procédures; règle les problèmes qui y sont associés et en assure le suivi
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Soutien les collègues, notamment en remplaçant les commis à l’accueil pendant les pause et l’heure du dîner et en participant à l’organisation matérielle ou en ligne de diverses activités liées aux services.
L'Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.
