Adjoint.e à la direction
RÉSUMÉ DU POSTE :
Personne qui effectue et coordonne diverses tâches administratives pour les dirigeants, les cadres supérieurs, les comités et les conseils d'administration afin de les assister dans l'exercice de leurs fonctions.
DESCRIPTION DES TÂCHES
- Faire le contrôle et la gestion des achats pour l’usine et le bureau (gestion des PO) de certains contrats avec les fournisseurs d’entretien général
- Tenir à jour les factures à payer et faire les approbations de certains types de factures et faire les paiements dans Accès D et la classification par projets
- Assurer un suivi et contrôle administratif/financier rigoureux afin d’informer le CA
- Participer au développement des affaires en support à la direction
- Compiler les données et produire des rapports d’indicateurs de performance (KPI)
- Préparer la paie dans Quickbook
- Gérer les courriels sur [email protected] [email protected], répondre au téléphone, accueillir les visiteurs et faire les suivis nécessaires avec le directeur général
- Corriger et faire la mise en page de lettres, rapports, présentations PowerPoint, publications scientifiques, fiches des équipements, demandes de subvention, redditions de compte
- Gérer l’ordre des dossiers informatiques sur le réseau dans un environnement sans papier (nomenclature des fichiers, classification, etc.)
- Préparer la documentation requise pour les réunions du CA et du CE et rédiger la documentation (convocation, ODJ, comptes-rendus, formulaires nouveaux administrateurs, réserver les salles, etc.)
- Réserver des réunions selon les disponibilités des gens (sondage Doodle)
- Gérer la disponibilité de la salle de réunion du CIMMS (calendrier Outlook)
- Effectuer les réservations pour les diners ou pour les événements du CIMMS (diner d’affaire, Noël, 5 à 7, etc.)
- Mettre à jour le site web / améliorations
- S’occuper du support informatique de base (photocopieur)
- Scanner des factures et autres documents papier et faire le ménage du classeur
- Gestion
ORGANISATION DU TRAVAIL
Horaire : fixe du lundi au vendredi - 35 heures
Travail en présentiel : Pour assurer une présence au bureau sur les heures normales de travail
Rémunération : 45 000 $ à 65 000 $ selon expérience
Politique de vacances : Très généreux comparativement au marché
Qualités personnelles exigées :
Autonomie
Facilité d'adaptation
Polyvalence
Rigueur
Sens des responsabilités
QUALIFICATIONS, CERTIFICATIONS, EXIGENCES RECHERCHÉES
- DEP en comptabilité
- 5 à 7 ans d’expérience dans un emploi connexe
- Connaitre le logiciel Quickbook (atout)
- Excellent français écrit
- Anglais fonctionnel (atout)
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Salaire : 45 000,00$ à 65 000,00$ par an
Horaires de travail :
Expérience:
- administration: 5 ans (Souhaité)
Lieu du poste : En présentiel
